Planungstreffen:

Für die Freizeiten in Haslbach, Schwalbennest, die Tagesfahrten und die Regensburger Wochen gibt es jedes Jahr ein Planungstreffen.
Bei diesem Vortreffen der BetreuerInnenteams plant ihr die Einsätze gemeinsam.
Vorteil dieses Treffens ist, dass ihr von den Profis Informationen und Tipps zu den Einsätzen bekommt und alle Fragen direkt beantwortet werden können.

Vor der Freizeit bekommt jedes Team eine Materialliste in die es eintragen kann, was es für die Durchführung seines Programms braucht. Die Liste gebt ihr im AkJ ab und könnt euch vom Hausmeister den Spielekoffer mit allen bestellten Materialien abholen.
Zu bestellen sind zum Beispiel:
Bastelsachen (Scheren, Papier, Kleber, Farben, Kleber…),
Spiele für draußen (Frisbee, Federball, Fallschirm, …),
Bälle und Jongliermaterial (Tücher, Keulen, Fußball, Wasserball, Diabolo,…), Tischspiele (Kniffel, Vier gewinnt,…) Campingmaterial (Töpfe, Schüsseln, Messer,…) und sonstiges wie Kerzen, Korken, Fackeln, Gips, Vaseline,… Damit euer Programm nicht an mangelndem Material scheitert, überprüft sicherheitshalber noch vor der Freizeit ob ihr alles Bestellte im Koffer findet.
Obligatorisch bekommt ihr eine erste Hilfe Tasche mit, die ihr ebenfalls auf ihre Vollständigkeit überprüfen solltet.

Busführerschein:

Der Bus des Amtes wird für einige Freizeiten, aber auch für Betreuerkurse benötigt.
Wer ihn fahren will oder muss, benötigt einen „Führerschein“, den man durch eine kurze Probefahrt erhält.
Termine kann man im Amt ausmachen.

Elternabend:

Für alle Fahrten mit Übernachtung findet ein Elternabend bzw. ein Treffen mit den Jugendlichen statt. Dort habt ihr die Gelegenheit die Gruppe kennen zu lernen, euch gegenseitig zu beschnuppern und offene Fragen zu beantworten.

Dieses Treffen bereitet ihr im Team gemeinsam mit der zuständigen Person des Amtes vor. Vor dem Elternabend solltet ihr euch als Team über euere Leitungsgrundsätze, also auch Regeln und Grenzen und die Aufgabenverteilung bereits im Klaren sein. Um den Ablauf der Freizeit vorstellen zu können habt ihr zu diesem Zeitpunkt auch schon einen groben Plan eueres Programms gemacht.
Damit könnt ihr locker und seriös auftreten.

Am Abend selbst geht es vor allem darum die
- genaue Abfahrts- und Rückkehrdaten und Treffpunkte abzuklären,
- eine Liste der notwendigen Bekleidung zu machen,
- die Taschengeldfrage,
- Versicherungsfragen, Fragen zu Krankenschein und Haftpflicht zu beantworten,
- den Umgang mit Elternbesuchen, Fresspaketen, Telefonaten zu besprechen,
- auf Fragen des Urlaubsverlaufs (Aufsichtspflicht, Programm,...) einzugehen und
- Anregungen der Eltern entgegenzunehmen.

Gruppengeld:

Gruppengeld gibt es für alle Freizeiten in unterschiedlicher Höhe, je nach Art und Länge der Freizeit.
Vom Gruppengeld werden Lebensmittel gekauft, falls sich die Gruppe selbst versorgt, aber auch kleine Preise, Süßigkeiten oder notwendiges Material.
Man braucht für alles eine Quittung. Alle Quittungen müssen sorgfältig aufgehoben werden!
Das Gruppengeld könnt ihr mit allen anderen Unterlagen für die Freizeit rechtzeitig im Amt abholen.